Noviembre es determinante para la Universidad Simón Bolívar. Durante este mes entrará en funcionamiento el nuevo sistema de información financiera y administrativa denominado ERP Seven – Kactus, con el cual se busca avanzar en el cumplimiento de uno de los objetivos del Plan Estratégico de Desarrollo 2018 – 2022: optimizar el modelo administrativo que soporte efectivamente el mejoramiento continuo de la universidad y responder de esta forma a los desafíos de la educación superior.

Luego de nueve meses de trabajo exhaustivo por parte de los representantes de distintas áreas que fueron seleccionados para el desarrollo del proyecto, la nueva plataforma estará disponible y permitirá integrar la información de los diferentes procesos administrativos y financieros que serán gestionados de manera mucho más ágil; mejorará el acceso a la información al contener un registro de las transacciones en una sola base de datos, la cual se podrá consultar en línea y  en tiempo real toda la información relevante, además de que eliminará los datos y las operaciones innecesarias.

Pero, ¿qué es un ERP?
La herramienta es denominada así por su nombre en inglés: Enterprise Resource Planning (ERP), y básicamente es un sistema que facilita la gestión de la información que manejan diferentes áreas en una organización al integrarla y facilitar su acceso.

Hasta ahora las funciones administrativas y financieras la universidad estaban soportadas en un sistema de información de desarrollo propio, el cual debe reemplazarse dado el crecimiento de la institución en los últimos años y a la complejidad que sus operaciones representan. Frente a esta necesidad, se realizó un diagnóstico de las soluciones existentes en el mercado y luego de un estricto proceso de selección y evaluación con el acompañamiento de la firma Pricewaterhousecoopers, se decidió adquirir e implementar el ERP Seven-Kactus de la firma Digital Ware y para la interventoría, gerencia de proyecto y gestión del cambio, contratar la firma Element Organizational Advisory.

“A partir de los resultados de la autoevaluación institucional tomamos la decisión de implementar este sistema de información que nos permitirá ser aún más efectivos en nuestros procesos, así como nos lo exige el entorno. Pero esto no se limita a la implementación técnica, es necesario el compromiso de todo nuestro talento humano, porque es en su gestión que se fundamenta el éxito del mismo”, precisó Ana De Bayuelo, vicerrectora financiera de Unisimón y líder del proyecto.

Un cambio que florece como la Acacia
Durante las fases de implementación del proyecto, las cuales fueron desde el pre-alistamiento que incluyó la organización logística, la validación de requerimientos del sistema y la selección del equipo de trabajo, entre otras acciones, hasta la salida en productivo de la herramienta, ha sido necesario gestionar el cambio para facilitar la integración de las nuevas dinámicas a la cultura laboral de la universidad. Para tal fin se diseñó la estrategia llamada ERP - Acacia, con la cual se apoya la nueva implementación, se gestiona la relación entre el equipo de trabajo y los usuarios finales, y se garantiza la divulgación de los avances del proyecto a todos los públicos de interés.

“Nuestro propósito fue tejer relaciones constructivas basadas en la confianza, en la comunicación efectiva, en el trabajo en equipo y el liderazgo para que los aportes de todos permitieran mejorar la efectividad en Unisimón”, precisó Zandra Pineda Casas, consultora en gestión del cambio del proyecto ERP – Acacia.

El nombre Acacia surgió de un proceso de deliberación entre diferentes áreas de trabajo llamadas a gestionar el cambio en Unisimón y hace honor al árbol de Acacia que es insigne en Barranquilla y entre sus características se destaca que emplea un mecanismo de auto adaptación y supervivencia; que es de rápido crecimiento y da buena sombra, y que es tolerante a factores adversos del ambiente como la salinidad y la sequía, entre otras que se relacionan con la naturaleza del proyecto.

Dada la importancia y el impacto que tiene para Unisimón este proyecto, “fue fundamental la disposición al cambio y el trabajo en equipo de todos los colaboradores; en su gestión se fundamentó el éxito de esta primera parte que hoy presentamos a nuestra comunidad”, expresó Ana Consuegra.