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Nos encontramos en auditoría interna al SGC ISO9001 y para algunos miembros, el proceso es parte de la rutina ya que han adquirido amplia experiencia, bien sea como auditados o como auditores, mientras que para otros será su primera experiencia por lo que se dan las siguientes recomendaciones:

• Ante todo, tranquilidad, quien mejor conoce su proceso es quienes participan en él.
• Identifica las partes interesadas o grupos de interés, sus necesidades y expectativas. Se han planteado en la Matriz de necesidades y expectativas de las partes interesadas también encuentras información y su priorización en el Análisis de materialidad anexo al PED
• El contexto (interno y externo) se revisa en cada actualización del PED (en él se encuentra información al respecto) identifica allí lo específico de tu proceso; también anualmente en cada Revisión por la Dirección, en los informes de autoevaluación con fines o no de acreditación, boletines de inteligencia competitiva, seguimiento a los planes de mejoramiento, estudios de mercado, entre otros. Es importante hacer el seguimiento a los cambios en el entorno
• Repasa el objetivo de tu proceso o subproceso, confirma los requisitos ISO9001 a los que se les da cumplimiento a través de este (revísalo en la Caracterización)
• Demuestra que conoces la Política integrada de gestión (en especial el elemento de política Gestión de la Calidad), los objetivos del Sistema de Gestión y que tienes claro cómo contribuyes a su cumplimiento (Recuerda que son los mismos objetivos estratégicos planteados en el PED). Revisa la Correlación de la Planeación Estratégica (DG-DE-08-PE).
• Ingresa a los documentos del SGC a través de la página Web de la U en el link Servicios / ISOTools.
• Verifica que el control de los registros se realice según el Listado maestro de registros Barranquilla o Cúcuta según corresponda. De lo contrario reporta la modificación, eliminación o inclusión a G. Calidad para que actualicen.
• Ten disponible los registros de su gestión. Esta es la evidencia objetiva que el auditor verifica. Lo anterior aplica de igual manera para los documentos de origen externo que aplican al servicio que prestas (leyes, decretos, etc.) y que se listan en la Matriz de requisitos reglamentarios y de documentos externos.
• Revisa tus indicadores y el análisis del desempeño del proceso, los comparativos históricos y tendencias de los datos. En caso de no haber cumplido la meta evidencia documentalmente que llevaste a cabo correcciones y/o acciones correctivas (cuando fue conveniente hacerlo).
• Es importante que como resultado del análisis de datos se lleven a cabo correcciones, acciones correctivas y/o de mejora, según sea conveniente.
• Revisa el informe que entregó el Auditor en la anterior auditoria. Verifique que se hayan definido las acciones correctivas o de mejora derivadas de los hallazgos (no conformidades reales o potenciales y oportunidades de mejora)
• Verifica la Matriz de Gestión de riesgos. El líder del proceso y su equipo ya han identificado unos riesgos, los ha valorado y para cada uno de ellos ha establecido las posibles acciones para abordarlos. Verifique para cada uno de ellos que se estén implementando dichas acciones (independientemente de si las estableció en acciones para abordar riesgos, en el Plan de acción del proceso, en el plan de mejoramiento institucional, entre otros) y que les realiza seguimiento correspondiente dejando las evidencias pertinentes (en el medio en que los tenga disponibles: SIA Web, digital, en medio físico, etc.).
• Recuerda realizar el análisis de los resultados de la medición de la satisfacción de los usuarios, si le aplica a su proceso.
• Verifique que las quejas y reclamos recibidas se responden oportunamente, de manera clara y de fondo y que éstas (incluyendo las sugerencias y felicitaciones) se clasifican y analizan.
• Es importante que, con los resultados del análisis de Salidas No conformes, Quejas, Reclamos, Sugerencias y medición de la satisfacción de los usuarios se llevan a cabo las correcciones y acciones correctivas o de mejora según sea conveniente.
• Verifique el estado de las Acciones Correctivas, Acciones para Abordar Riesgos y Acciones de Mejora de su proceso, que se estén implementando y con el seguimiento de las actividades al día, verifique la eficacia de las acciones cerradas para evitar recurrencia en los problemas, y tenga a mano las evidencias de las acciones.

Una vez finalice la auditoría, revisa los resultados y las observaciones realizadas por los auditores o que tú hayas identificado. Utiliza esta información para mejorar continuamente el SGC; recuerda que en la auditoría a sistemas de gestión de la calidad no busca encontrar errores sino identificar oportunidades para mejorar y mantener un enfoque constante en la calidad y la satisfacción de las partes interesadas/ grupos de interés.